Her er 10 gode råd til den proces, I skal i gang med om bord
Vær vidende om at udarbejdelse af APV er en proces, som til sidst ender med et dokument, der beskriver hvad I er blevet enige om om bord. Processen består i at mødes og diskutere arbejdsproceserne igennem og vurdere hvilke arbejdsfunktioner, der er forbundet med særlige risici.
1) Kortlæg i jeres sikkerhedsorganisation, hvilke arbejdsfunktioner I mener er særligt farlige. Det er disse arbejdsfunktioner, I skal vurdere skriftligt i henhold til lovgivningen.
2) Inddrag besætningen. Jo mere medarbejderne bliver involveret i procesen - jo mere ejerskab får de af sikkerhedsarbejdet og den endelige APV.
3) De arbejdsfunktioner I har fundet frem til under pkt. 1) kan udarbejdes skriftligt i programmet Sikkerhed og Sundhed til Søs. Her findes skabeloner til de fleste arbejdsfunktioner til søs. Der er ingen faste regler for, hvordan arbejdspladsvurderingen gennemføres, men den skal struktureres, så det sikres, at der tages fat på alle relevante farer og risici. Hvis I hellere vil lave udformningen i et worddokument, er det også fint nok.
4) Sikkerhedsudvalget eller arbejdslederen for pågældende område, kan nu finde skabelonerne og gøre teksten skibsspecifik og hermed udarbejde første udkast til APVen i programmet, printe det ud, og sammen med de søfolk, som udfører arbejdet til daglig, vurdere på arbejdsopgaven og finde frem til den endelige udformning. Teksten skal udformes, så alle kan forstå det skrevne. Pas på med ikke at gøre teksten for akademisk, hvis kulturen ikke er til det. En APV skal være vedkommende.
5) Når udkastet er fyldt med kommentarer, rettelser, tilføjelser m.v., rettes udkastet i programmet Sikkerhed og Sundhed til Søs. Det printes atter ud og godkendes endeligt af de involverede. Få evt. de involverede til at skrive under på APV for accept.
6) Saml alle de APVer I laver i en mappe. Flere småskibe har med succes samlet alle APVer sammen med andre papirer om sikkerhed om bord i sikkerhedshæfter og placeret dem på kamrene.
7) Sørg for at APV bliver vedligeholdt løbende. Sker der ulykker eller nearmiss skal APVen naturligvis opdateres med den viden, man får fra hændelserne. En APV skal altid tegne et øjebliksbillede af arbejdsprocessen. Hvis der er nearmiss eller anden viden, som ikke er tilført APV, er den intet værd. APV er en fortløbende proces.
8) Sørg for at APVen ligger på et let tilgængeligt sted. Der er ikke krav om, at APVerne skal udskrives på papir, men hvis man ikke skal udskrive APVerne, kræver det, at alle er brugere af programmet Sikkerhed og Sundhed til Søs, hvor APVerne ligger. For de udenlandske menige kan det være en barriere, hvis APVen er placeret på broen eller maskinkontrolrummet. Placer APV i messen eller der, hvor man normalt sidder og snakker.
9) Sørg for at hele APVprocessen bliver "hver mands eje". Læs sikkerhedskultur.
10) Revidér APVen minimum hvert 3. år.